נגישות מסמכים בישראל: המדריך המלא לעסקים - מה החוק דורש ואיך תרגום נכנס לתמונה

עסקים רבים בישראל כבר יודעים שהם חייבים "להנגיש" את האתר שלהם - אבל מה לגבי המסמכים?

חוזה, חוברת הדרכה, דוח שנתי או טופס PDF להורדה - כל אלה נחשבים תוכן דיגיטלי לכל דבר ועניין, ובישראל הם כפופים לאותם כללי נגישות כמו האתר עצמו האתר עצמו, בהתאם ל־תקנות שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות (התאמות נגישות לשירות), תשע"ג-2013.

בפועל, הרבה ארגונים מנגישים את אתר האינטרנט שלהם ועוצרים שם - ומשאירים מאחור בדיוק את המסמכים שהלקוחות מורידים ומשתמשים בהם הכי הרבה.

במדריך הזה נסביר מה החוק דורש בפועל, אילו מסמכים חייבים בהנגשה, ולמה זה בדיוק הרגע הנכון גם לחשוב על תרגום ולוקליזציה של אותם מסמכים לקהלים שאינם דוברי עברית.

מה זו בכלל נגישות מסמכים, ולמי היא נוגעת?

נגישות מסמכים היא התאמת קובץ דיגיטלי (בעיקר PDF, Word או PowerPoint) כך שאדם עם מוגבלות - לקוי ראייה, עיוורון, מוגבלות מוטורית או קוגניטיבית - יוכל לקרוא ולהבין אותו בעצמו, למשל באמצעות תוכנת הקראת מסך.

החובה חלה על כל "גוף ציבורי" וכל עסק המספק שירות לציבור מעל היקף מסוים (חברות, עמותות, קופות חולים, רשויות מקומיות ועוד), מכוח חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, תשנ"ח-1998, ותקנותיו (מקור - נגישות אתרי אינטרנט).

לפי הערכות בתחום, כ-20 עד 25 אחוזים מהאוכלוסייה נתקלים בקושי כלשהו בשימוש בתוכן דיגיטלי לא נגיש (Source: כיוונים, הצהרת נגישות).

אילו מסמכים חייבים בהנגשה לפי החוק?

מתי חלה חובת הנגשה על קובצי PDF?

לא כל מסמך ישן חייב בהנגשה. החובה חלה על מסמכי PDF שנוצרו או הועלו לאתר אחרי ה-25.10.2017 (Source: kolzchut.org.il). מסמך שהועלה לפני התאריך הזה ולא עודכן מאז, פטור מהחובה - אבל ברגע שהוא מתעדכן, מתפרסם מחדש או משמש כטופס פעיל מול לקוחות, הוא נכנס לתחולת החוק.

מה ההבדל בין ת"י 5568 חלק 1 לחלק 2?

שני חלקי התקן הישראלי עוסקים בשני סוגי תוכן שונים:

שני החלקים מאמצים את הקריטריונים של תקן WCAG 2.0 ברמה AA, עם התאמות לאופי הישראלי (Source: nevo.co.il).

מה בפועל צריך לשנות במסמך כדי להנגיש אותו?

הנגשת מסמך היא בעיקר עבודת מבנה, לא עיצוב מחדש. בין הפעולות המרכזיות:

• תיוג כותרות - הגדרת היררכיה ברורה של כותרות ותתי-כותרות בקוד המסמך, לא רק ויזואלית.

• טקסט חלופי (Alt Text) - תיאור מילולי לכל תמונה, גרף או אייקון שמעביר מידע.

• סדר קריאה לוגי - כך שתוכנת הקראה תעבור על התוכן באותו סדר שבן אדם היה קורא אותו.

• ניגודיות צבעים מספקת בין טקסט לרקע.

• שפה ברורה ופשוטה - ניסוח קצר ומובנה, במיוחד בטפסים ובמסמכים משפטיים.

טיפ מעשי: אם אתם ממילא שולחים מסמך לעימוד מחדש או לעיצוב גרפי לצורך הנגשה, זה הרגע הזול ביותר להוסיף גם שכבת תרגום - כי הקובץ כבר "פתוח" לעריכה, וחוסכים סבב עבודה נפרד בהמשך.

איפה נגישות ותרגום נפגשים בפועל?

האם החוק מחייב גם תרגום לשפות שונות?

לא באופן ישיר. תקנות הנגישות עוסקות במוגבלות, לא בשפה - ואין בהן דרישה גורפת לתרגם מסמך לערבית, רוסית או כל שפה אחרת.

עם זאת, בפועל יש חפיפה גדולה בין שני הצרכים: גופי ציבור וחברות גדולות רבים מחויבים או פועלים מרצון גם למתן שירות בשפות נוספות לאוכלוסיות שאינן דוברות עברית שוטפת - למשל מוקד "רפואה בשפה שלך" של קופות החולים ומשרד הבריאות, שמנגיש מידע רפואי לפציינטים בשפת האם שלהם.

כשמסמך עובר בין כה וכה עבודת עימוד ומבנה לצורך הנגשה, זה בדיוק הרגע לבדוק: האם אותו מסמך צריך לצאת גם בערבית, רוסית, אמהרית או אנגלית לקהל היעד שלכם? עבודה על שתי המטרות באותו סבב חוסכת זמן וכסף לעומת שני פרויקטים נפרדים.

מה קורה אם לא מנגישים מסמכים?

איך בונים תהליך הנגשה ותרגום יעיל למסמכים העסקיים שלכם?

1. מיפוי המסמכים הפעילים

הכינו רשימה של כל המסמכים שלקוחות מורידים או ממלאים בפועל - טפסים, חוזים, חוברות הדרכה, דוחות.

2. בדיקת תאריך ורלוונטיות

סמנו אילו מסמכים נוצרו אחרי 25.10.2017 או מתעדכנים בקרוב, כי אלה שבראש סדר העדיפויות מבחינה חוקית.

3. הנגשת מבנה הקובץ

עבדו מול גורם מקצועי שמכיר את ת"י 5568 חלק 2 - תיוג כותרות, טקסט חלופי, סדר קריאה.

4. בדיקת צורך בתרגום מקביל

לכל מסמך שמיועד גם ללקוחות לא-דוברי עברית, בררו אם יש טעם לתרגם אותו באותו סבב עבודה.

5. בקרת איכות משולבת

ודאו שגם הגרסה הנגישה וגם הגרסה המתורגמת עוברות בדיקה - מסמך נגיש שתורגם בצורה לא מדויקת עדיין לא ממלא את מטרתו.

שאלות נפוצות על נגישות מסמכים ותרגום

האם צריך להנגיש כל מסמך ישן שקיים באתר?

לא. החובה חלה בעיקר על מסמכי PDF שנוצרו או פורסמו מחדש אחרי 25.10.2017, ועל כל מסמך המשמש כטופס פעיל מול לקוחות, גם אם הועלה קודם לכן.

מי אחראי על הנגשת מסמכים בארגון?

בפועל האחריות היא של בעל השירות (העסק או הגוף הציבורי), אך את העבודה הטכנית - תיוג, טקסט חלופי, עימוד מחדש - מבצע לרוב ספק חיצוני עם ניסיון בתקן ת"י 5568 חלק 2.

האם מסמך מתורגם צריך גם הוא לעמוד בתקן הנגישות?

כן. אם המסמך המקורי כפוף לחובת הנגשה, כך גם הגרסה המתורגמת שלו - כולל תיוג כותרות וטקסט חלופי בשפת היעד.

כמה זמן לוקח להנגיש ולתרגם מסמך יחד?

זה תלוי באורך המסמך ומורכבותו, אך שילוב שני התהליכים בפרויקט אחד בדרך כלל חוסך זמן לעומת ביצוען בנפרד, כי אין צורך לפתוח את הקובץ פעמיים.

סיכום - מה חשוב לזכור על נגישות מסמכים ותרגום

הנגשת מסמכים היא לא רק חובה חוקית - היא הזדמנות. ברגע שמסמך כבר עובר עבודת מבנה ועימוד, זה הזמן הכי משתלם לבדוק גם אם הוא צריך לדבר בשפה נוספת עם הלקוחות שלכם.